Como automatizar processos na sua clínica médica

Atualizado em 1 de agosto de 2024 por Redação

Utilizar agendas de papel para marcar as consultas, preencher as guias e prontuários à mão e depois encaminhá-los em fichas são atividades que já não se encaixam tão bem na rotina das clínicas médicas de hoje em dia. Isso porque vivemos em um mundo que está cada vez mais acelerado com pessoas em rotinas cada vez mais agitadas e, para facilitar o nosso dia a dia, todas as ferramentas capazes de automatizar e otimizar os processos nas clínicas são bem-vindas. Indiferente do tamanho da sua clínica, o benefício na melhoria dos processos e no aumento do faturamento é garantido! Por isso, confira aqui as vantagens de automatizar processos na sua clínica médica.

Emitir laudos online

A medicina tem acompanhado cada vez mais o processo de avanço tecnológico e rompeu muitas barreiras que antes existiam. Hoje em dia os médicos já podem atender seus pacientes remotamente a partir de qualquer lugar do mundo e emitir os laudos no mesmo instante! Tanto os médicos como os pacientes saem ganhando com a automatização das clínicas.

Os equipamentos já são capazes de encaminhar os exames na mesma hora e automaticamente, sem precisar ficar digitando. No mesmo dia o laudo retorna, já analisado e assinado por um especialista da área. Além da agilidade nos processos de liberação de laudos, outras vantagens oferecidas pela emissão de laudos online é a diminuição e até a extinção dos riscos de erros humanos, a redução nos custos de mão de obra e aumento da produtividade, fatores que refletem diretamente no faturamento da sua clínica!

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Prontuário eletrônico do paciente – PEP

Seguindo a mesma linha da emissão de laudos online, a adoção do prontuário eletrônico vem crescendo cada vez mais no mundo todo, inclusive aqui no Brasil. Mas quais são as vantagens oferecidas pelo prontuário eletrônico? Confira algumas:

• Todo o histórico de cada um dos pacientes da clínica passará a ficar gravado em um único sistema, permitindo que médicos de qualquer especialidade e os demais profissionais possam acessar detalhadamente os dados de todos os exames e tratamentos realizados pelo paciente, além de cada ponto que precise de mais atenção e acompanhamento. Isso permite que os diagnósticos dos pacientes possam ser feitos com muito mais agilidade, além de encontrar com mais facilidade os tratamentos mais precisos para cada caso.
• O paciente se sente muito mais satisfeito com a clínica e com os profissionais.
• Para as clínicas, consultórios e hospitais, a grande vantagem da automatização dos processos é que o cenário torna-se muito mais macro, visto que o prontuário eletrônico permite montar um banco de dados com altíssima qualidade e maiores detalhes sobre cada paciente. Isso garante à sua clínica um serviço de muito mais qualidade, mais completo e mais eficiente.
• Extinção de todas aquelas pilhas de papéis que além de gerarem bagunça, ainda se deterioravam com o passar do tempo, resultando na perda de dados e informações sobre os pacientes.
• Com as pilhas de papéis extintas e todas as informações integradas em um único lugar, o acesso às informações dos pacientes era muito mais rápido, garantindo maior agilidade para os médicos durante os atendimentos.
• As informações podem ser acessadas remotamente, ou seja, a partir de qualquer lugar e a qualquer hora. Além disso, podem ser acessadas simultaneamente por várias pessoas entre pacientes e profissionais.
• Com os prontuários eletrônicos acaba-se com o problema de não se entender a letra um do outro e acabar compreendendo o prontuário da forma errada, correndo o risco de causar erros, ou seja, a legibilidade dos prontuários eletrônicos é absoluta.
  

Automatização dos cadastros dos pacientes

É muito mais fácil encontrar informações digitando-as no computador do que procurando-as em meio à pilhas de papel. Essa melhor organização das informações de seus pacientes reafirma o compromisso da clínica com os seus dados, visto que é possível administrar as informações de forma muito mais eficiente assim. É fundamental conseguir coordenar bem o fluxo dos pacientes, tendo disponibilidade e acesso à agenda dos médicos para que tudo funcione bem dentro da clínica, afinal quem é que gosta de chegar no horário marcado para uma consulta e ser atendido com horas de atraso?

Além disso, com a automatização dos cadastros dos pacientes, é possível atender aos pacientes de forma mais responsável e individual, deixando-o mais confortável, se sentindo bem atendido e mais familiarizado com a clínica.

Com cadastros sempre atualizados, mais bem organizados e de fácil acesso é possível promover um relacionamento mais direto e duradouro com seus pacientes, podendo notifica-los através de e-mail ou SMS sobre suas consultas e demais serviços!

Mobilidade clínica

Ao adotar a automatização dos processos em sua clínica, é possível oferecer aos seus pacientes serviços que vão além daqueles feitos por ligação ou que exigem a presença física do paciente. Hoje em dia as informações podem ser disponibilizadas para seus pacientes através da internet, de aplicativos em smartphones, tablets e outros dispositivos que permitem estender as funcionalidades oferecidas pelos sistemas informatizados. Assim, será possível conferir a agenda da clínica, dos médicos e dos plantões, além de compartilhá-las com os pacientes, marcar as consultas online, remarcar automaticamente as consultas e muitas outras opções que oferecem melhorias no atendimento e facilidade de acesso aos serviços.

Melhorias na gestão financeira da clínica

Ao automatizar os processos da clínica, também será possível fazer uma melhor gestão financeira, tendo controle sobre a receita que entrou, as despesas, os custos e o lucro que a clínica obteve. Tendo um acesso e controle maior dessas informações, fica possível fazer um orçamento muito mais claro e eficiente para a clínica, encontrar possibilidades para investimentos, encontrar quais são os gastos que podem ser cortados na hora de economizar e ainda ter um sistema muito mais eficiente de cobrança, passando a emitir notas fiscais, gerar boletos e controlar a inadimplência em sua clínica!

Melhor controle de estoque

O controle de estoque também é um fator extremamente importante para o bom gerenciamento da sua clínica, e esse é mais um processo que pode ser automatizado. Ao automatizar o controle de estoque de sua clínica será possível fazer uma gestão muito mais eficiente, indo além de apenas controlar a entrada e saída de materiais, mas podendo também fazer boas compras para o estoque, analisar quais são os produtos que tem o mais baixo e mais alto giro, controlar com mais eficiência os materiais que possuem curto prazo de validade e evitar o desperdício de material, resultando em economia para a sua clínica!

Como preparar a clínica para essas mudanças?

Hoje em dia todas as áreas, inclusive a área da saúde, tem sofrido cada vez mais mudanças. Para se tornarem cada vez mais eficientes, competitivas e oferecerem um serviço de cada vez mais qualidade a seus pacientes, é possível estar preparado para conseguir se adaptar a essas mudanças. Mas preparar a sua clínica para mudanças?

• Diagnostique as necessidades da clínica: o primeiro passo é analisar quais são os pontos que precisam ser mudados, quais são os seus objetivos e qual é o momento do mercado.
• Crie um senso de urgência: é preciso ser ágil com as mudanças, o grande problema das mudanças é muitas vezes acabar perdendo o timing certo.
• Estabeleça um vínculo de confiança com a equipe: é fundamental que para as mudanças ocorrerem, que a equipe tenha uma boa comunicação e confiança.
• Descentralize as decisões: é preciso que os obstáculos e medos que desencorajam a adoção de mudanças pela equipe sejam superados e eliminados.
• Acompanhe o processo de mudança: é possível acompanhar cada pequeno passo no processo de mudanças para que cada erro possa ser rapidamente encontrado e corrigido.

Então, que tal automatizar sua clínica e otimizar processos? Conte-nos o que achou das vantagens oferecidas pelas mudanças: elas são atraentes para a sua clínica?

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