Controle de exames: como otimizar as finanças de uma clínica

Atualizado em 10 de dezembro de 2024 por Redação

Encontrar o equilíbrio financeiro para poder investir e crescer com segurança é o objetivo de todos os gestores de negócios. E não seria diferente na administração de uma clínica médica. Muitos aspectos são levados em conta para melhorar as finanças, mas algumas funcionalidades podem ajudar na gestão de exames médicos. Fundamentais na rotina de atendimento, eles têm papel de destaque no orçamento e podem impactar positivamente no negócio. O desafio é saber como fazer o controle de exames com eficiência, calculando riscos e agindo estrategicamente na prestação deste serviço.

Mas, de que forma isso é possível? Organizando os pedidos e conhecendo em quais especialidades e períodos sua clínica realiza mais ou menos procedimentos. Embora seja um desafio trabalhar com um número cada vez maior de informações geradas pelo negócio, analisá-las e entender o que elas dizem sobre sua empresa, este processo também é uma oportunidade para aumentar a eficiência e identificar novas oportunidades.

Para ajudar na tarefa, os gestores podem contar com algumas ferramentas digitais. Uma delas é a geração de laudos online por meio de plataformas de telemedicina.

No artigo, vamos mostrar de que forma esta solução auxilia no planejamento das clínicas, dando um visão estratégica em relação ao custo-benefício dos exames oferecidos.

Telemedicina facilita o controle de exames

Um dos pontos fortes do uso da telemedicina é o fornecimento de laudos online à distância, sem a necessidade de a clínica precisar contar com médicos especialistas em tempo integral atendendo em suas dependências. Uma série de exames pode ser feita pela equipe de saúde (técnicos e enfermeiros) treinada para tais procedimentos e enviados via internet – na maioria dos casos, direto dos aparelhos – para a empresa de telemedicina. Entre eles, podemos destacar:

• Eletrocardiograma (ECG);
• Eletroencefalograma (EEG);
• Acuidade Visual;
• Espirometria;
• Tomografia;
• Mamografia;
• Raios-X;
• Ressonância magnética.

O resultado é prontamente analisado por equipes médicas remotas, compostas por profissionais atuantes em grandes centros de medicina do Brasil. Eles podem laudar exames realizados em qualquer hora e lugar do país. Os laudos digitais retornam às clínicas no mesmo dia ou, em caso de urgência, minutos após a emissão do exame.

Conhecidos os benefícios da telemedicina na agilidade de entrega e qualidade dos laudos, você deve estar se perguntando como a tecnologia pode facilitar a organização do fluxo de pedidos e controle de exames realizados. Vamos às respostas.

Registro de exames e laudos na plataforma

Todos os processos da telemedicina são feitos digitalmente e pela internet, desde o envio das imagens dos exames até o retorno dos laudos. Assim, as atividades da clínica referentes a este serviço ficarão registradas na plataforma contratada.

Na Portal Telemedicina, por exemplo, os usuários podem acessar, por meio de login e senha, um painel individual para caa clínica, onde encontrarão os laudos solicitados e recebidos. Com filtros específicos, podem visualizar listas por especialidades ou períodos. Assim, é possível mensurar a quantidade de pedidos de cada modalidade e saber quais exames são mais procurados, ou ainda analisar em que momentos há mais ou menos demanda.

Veja também: Sistema para clínica médica

Para facilitar o monitoramento, a Portal envia um extrato mensal dos pedidos, com informações sobre o número e tipo de laudo e os valores de cada um – se houver uma demanda regular, ainda há possibilidade de negociar valores especiais por lotes de laudos. Assim, facilmente os gestores conseguem estabelecer o preço a ser cobrado por exame. E como têm uma melhor relação de custo-benefício podem, inclusive, repassar descontos aos clientes, ganhando uma vantagem competitiva sobre os concorrentes.

Com estas ferramentas para o controle de exames, sabe-se então se é viável ou não manter o atendimento de uma determinada especialidade e conhecer o fluxo por mês, trimestre, semestre ou ano. O planejamento em relação às entradas e saídas de recursos fica facilitado e há mais segurança para programar ou até frear investimentos.

Vale destacar também que o armazenamento das imagens e informações dos exames e dos laudos é feito na nuvem (modo de armazenamento e compartilhamento de documentos online) do sistema de telemedicina implantado. Tudo é protegido por certificados de segurança e criptografia do conteúdo, fornecendo o acesso apenas a pessoas autorizadas, e cumpre-se com a legislação que determina a proteção destes documentos (Resolução RDC/ANVISA n.º 302/2005 e Resolução CFM nº 1.821/07). Por este processo digitalizado, fica muito mais fácil organizar e encontrar arquivos, pesquisar e consultar informações a qualquer momento.

Possibilidades de expansão e redução de custos

A redução de custos e a possibilidade de expansão dos serviços são outros atrativos das plataformas de telemedicina. Ao contar com o time ‘online’ de especialistas, as clínicas podem reduzir custos com a contratação de pessoal, que teriam suas atividades voltadas apenas para a realização dos laudos, o que é um investimento considerável. Em empresas como a Portal, o pagamento é feito somente em relação ao que foi emitido, conforme a demanda de pacientes e de especialidades, ou seja, o custo com o laudo já é prontamente ‘coberto’ pelo pagamento do exame, sem desperdício de verbas.

Com este formato, que alia o controle efetivo de exames realizados e especialistas sempre à disposição para laudar, as clínicas podem pensar em expandir os serviços prestados e atender novas modalidades, mesmo com economia de recursos. Mais uma forma de impactar positivamente na receita final e otimizar as finanças.

Check-list para otimizar as finanças

Como vimos, utilizar sistemas de laudos via telemedicina traz ganhos em agilidade e qualidade, mas também ajuda no planejamento financeiro das clínicas. A visualização das atividades proporcionadas pela solução digital permite que gestores avaliem com clareza onde estão os custos e onde há mais rendimento em cada exame realizado.

Ao considerar o uso da solução, a clínica ganha em: elevação da produtividade e faturamento, redução de custos, agilidade no laudo e armazenamento seguro e organizado dos exames, seguindo a legislação.

Mas, além de tecnologias inteligentes, para otimizar de fato as finanças, as clínicas também devem adotar as boas práticas de gestão e sempre acompanhar o que dizem os indicadores dos principais serviços prestados. Entre as melhores dicas de gestão financeira, destacamos:

• Controlar o fluxo de caixa;
• Usar soluções tecnológicas;
• Contratar uma assessoria contábil;
• Separar as contas a pagar e as a receber;
• Manter um fundo de reserva;
• Não misturar as contas pessoais com as da clínica;
• Sempre ampliar conhecimentos em planejamento financeiro – há vários cursos online gratuitos sobre o tema.

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