Como melhorar a gestão financeira em clínicas de saúde

Como gestor financeiro de uma clínica de saúde, não é novidade a importância de conhecer em profundidade as despesas e entradas, bem como os investimentos necessários para prestar um atendimento de qualidade, algo vital e estratégico para o negócio crescer e gerar bons resultados.

Para manter uma clínica médica em funcionamento é preciso ter atenção a alguns pontos específicos, que podem garantir a competitividade da empresa no mercado e sua saúde financeira. Além da manutenção da estrutura, com seus custos mais recorrentes  (como aluguel, condomínio, água, luz, internet, impostos, material de limpeza e escritório, por exemplo), alguns setores do negócio requerem cuidados especiais da gestão financeira para organizar gastos e investimentos e, assim, otimizar os resultados financeiros. Este artigo aborda dois destes setores: o de Recursos Humanos (folha de pagamento e capacitação da equipe) e o de dispositivos necessários para atendimentos e realização de exames. Vamos a eles:

• Recursos Humanos

O capital humano é um dos maiores ‘ativos’ de uma empresa de saúde. Ter profissionais especializados e capacitados para prestar um bom atendimento é condição primordial para o sucesso do negócio. Afinal, estes profissionais vão lidar diretamente com pessoas, que em muitos momentos podem estar em uma situação de fragilidade. Por isso, as habilidades precisam ser mais do que técnicas: como saber lidar com o público, ter paciência e ser cordial.

Mas contratar e reter bons profissionais na sua clínica de saúde tem um custo. Seguindo todos os preceitos legais da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o gasto com um funcionário constitui um valor mensal maior do que o salário bruto. Lembre-se de incluir os valores que devem ser pagos em:

• 13º salário
• Férias (1/3 do salário)
• Contribuição previdenciária
• Pagamentos de FGTS e INSS
• Possíveis horas extras
• Ajustes salariais de acordo com atualização anual

A clínica ainda deve pensar em oferecer alguns benefícios para que o funcionário sinta-se mais valorizado e motivado, como:

• Vale-transporte
• Vale-Alimentação ou Refeição
• Auxílio-creche
• Plano de Saúde e Odontológico
• Planos de carreira e promoções

Somados, estes valores impactam nos gastos com folha de pagamento. Pesquisa realizada pela Fundação Getúlio Vargas e pela Confederação Nacional das Indústrias mostrou que o custo efetivo de um funcionário para a empresa pode chegar a até 3 vezes o valor do salário pago ao trabalhador. Agora, inclua na sua planilha de custos estes valores multiplicados pelo número de funcionários que sua clínica possui: médicos, enfermeiros, técnicos de enfermagem, recepcionistas, funcionários da limpeza, da administração, do marketing.

Por isso, para otimizar os investimentos em RH, a gestão financeira precisa ser eficiente, ajudando a identificar gargalos com contratação de pessoal. É preciso fazer uma análise precisa para avaliar se contratar um novo funcionário é a melhor solução. Uma alternativa é contar com prestadoras de serviços para alguns setores como a limpeza, a contabilidade e o marketing, ou ainda terceirizar algum projeto ou demanda.

Além dos benefícios já citados, a empresa também precisa investir na constante capacitação de sua equipe. Lembre-se: além de excelentes em sua função, os colaboradores da sua empresa precisam saber bem atender os pacientes. Invista em cursos de especialização técnica, e também em outros de curta e média duração, em diferentes áreas de educação: atendimento, liderança, marketing, gestão de tempo, vendas etc. Segundo o Sebrae, a qualificação dos profissionais melhora o desempenho do negócio e diminui os custos trabalhistas com a rotatividade de pessoal, já que aumenta o comprometimento dos funcionários com a empresa.

• Dispositivos para atendimentos e exames

Neste momento de novas tecnologias e inúmeras inovações, modernize sua clínica utilizando  ferramentas a favor do seu negócio. Usar softwares de gestão é um dos pontos a ser priorizado. Eles são essenciais para automatizar processos, pois funcionam como facilitadores, reduzindo erros e custos. Hoje há muitas soluções que auxiliam em diferentes necessidades, incluindo as contábeis. Você pode automatizar desde o gerenciamento do pagamento de salários aos colaboradores até a emissão de boletos e recebimento de faturas. Isso sem falar do ganho de tempo na comunicação entre a sua clínica e o escritório de contabilidade, onde todos os processos de gestão contábil se tornam mais ágeis e confiáveis.

Outra tecnologia que tem auxiliado na redução de custos e otimização de resultados financeiros de clínicas de saúde é a telemedicina. Um dos pontos fortes do uso da tecnologia é o fornecimento de laudos à distância e sem a necessidade de um corpo clínico disponível em tempo integral presencialmente na clínica. Com laudos online, os custos da clínica são diminuídos, pois não é necessário dispor do trabalho de médicos especialistas apenas para a realização dos laudos. Os exames podem ser feitos pela equipe de saúde (técnicos e enfermeiros) treinada para tais procedimentos e enviados via internet para análise remota. Outro benefício é o fato de as clínicas pagarem apenas pelos exames laudados, conforme a demanda, investindo apenas o necessário.

Ganha-se também em rapidez e qualidade na confecção e entrega dos laudos. Há equipes médicas sempre disponíveis, compostas por especialistas atuantes em grandes centros de medicina do Brasil. São profissionais habilitados a laudar, remotamente, exames realizados em qualquer hora e lugar do país. É possível entregar laudos no mesmo dia ou, em caso de urgência, em apenas uma hora após a emissão do exame.

No entanto, para fazer laudo é imprescindível a utilização de bons equipamentos para a realização de exames. Mas, a compra dos aparelhos nem sempre é possível, uma vez que há custos com instalação, manutenção e consertos. Nesse sentido, a locação pode ser uma opção com bom custo-benefício, caso não tenha recursos para investir em maquinário. Além de modernizar a clínica com dispositivos de alta qualidade, a locação permite ampliar o número de modalidades atendidas com menos recursos e em menor período. Os valores que seriam aplicados no financiamento ou compra de apenas um aparelho podem ser utilizados de maneira diversificada.

Ainda podemos destacar outras duas importantes vantagens da telemedicina nas clínicas de saúde ocupacional. Uma delas é o armazenamento das imagens e informações dos exames e dos laudos em um ambiente seguro online não sendo mais preciso ocupar o espaço físico com arquivos e pastas. Ficará mais fácil organizar e encontrar arquivos, e também pesquisar e consultar informações a qualquer momento

Planeje e mantenha-se atualizado

Uma boa gestão financeira vai permitir que sua clínica consiga avaliar com clareza onde estão os custos e onde há mais rendimento. Será possível planejar o crescimento e os rumos do negócios, reduzindo gastos e ampliando as possibilidades de investimentos.

Conte com a tecnologia e busque informações sobre novas ferramentas e conceitos de gestão financeira. Estar atento às tendências e aos rumos do mercado colocarão sua clínica um passo à frente  da concorrência.