Como preparar sua clínica para o E-Social

Atualizado em 23 de agosto de 2024 por Redação

Todas as empresas devem se preparar para o E-social, programa do governo federal que procura a consolidação e unificação do envio de informações relacionadas aos trabalhadores por parte de seus empregadores (empresas ou pessoas físicas). Com o E-Social, as obrigações acessórias (obrigações trabalhistas) serão reunidas em um único lugar, agrupando todas as informações de forma padronizada. Confira como preparar sua clínica para o E-Social!

Obrigações trabalhistas e multas

As obrigações trabalhistas são aquelas que sua clínica, bem como qualquer outra empresa, devem cumprir. Elas independem do tamanho, do número de funcionários e do tipo de atividade que a empresa exerce. São obrigações trabalhistas:

• Folha de pagamento;
• Contribuições previdenciárias;
• Notificações de acidentes de trabalho;
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
• Aviso prévio;
• Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
• Formulários virtuais;
• Preenchimento de guias.

As obrigações trabalhistas estão definidas no Código Tributário Nacional e, se não forem cumpridas, acarretam multas administrativas. Com o E-Social, a fiscalização das empresas ocorrerá de forma automática e o não-cumprimento da lei incorrerá em multas que vão de R$ 200,00 a R$ 180.000,00.

Envio de documentação

Como já se sabe, a transmissão passa a ser digital, através do programa do E-Social. As informações que forem enviadas devem contar a assinatura digital do empregador e cada tipo de informação terá um prazo para envio.

Por exemplo: informações a respeito de admissões devem ser enviadas com um dia de antecedência, ASO deverá ser transmitido no momento da sua ocorrência, arquivos de afastamento só poderão ser enviados depois que a CAT for emitida, informações de folha de pagamento devem ser enviadas até o dia 7 do mês subsequente, alterações de salário devem ser enviadas no dia subsequente à data de alteração entre outras. O profissional responsável pela transmissão desses dados deve ficar atento a esses prazos e à consistência das informações enviadas, visto que erros e atrasos podem resultar em multas e penalidades.

Atualmente grande parte das empresas enviam as informações em períodos diferentes e, em alguns casos, reúnem os dados para que sejam registrados de uma só vez. Com a implementação do E-Social, automaticamente essa prática deixará de existir e passa a ser respeitado o prazo para cada tipo de atividade diferente.

Custos e organização dos processos internos

Os custos dependerão do porte de sua clínica e da quantidade de informações a reunir. Não serão custos ligados diretamente à implantação do E-Social, mas aos processos internos, que deverão ser organizados da melhor forma. É preciso identificar as rotinas da clínica, o modo de realização dos processos, as necessidades de mudanças e adaptações.

Certifique-se de que todos os atestados médicos de admissão, periódicos, relativos à troca de função ou de retorno ao trabalho estejam atualizados. Dados dos funcionários, como CPF e CNIS, devem estar corretos no cadastro. Defina regras claras para evitar erros.

Integração de todos os setores e treinamentos

Todos os setores de sua clínica devem estar integrados. A equipe de segurança e saúde do trabalho deve estar alinhada com o departamento jurídico e o setor de RH da clínica, de forma que não existam discordâncias entre os documentos trabalhistas e os documentos previdenciários. Todos os setores responsáveis devem estar bem integrados com a própria diretoria para garantir a eficiência nos resultados.

A clínica poderá contar com a ajuda de um software especializado que possa ajustar-se ao E-Social e otimizar a integração dos setores, principalmente dos processos do departamento de recursos humanos.

Como, de modo geral, o contador será o responsável pela entrada dos dados no sistema de E-Social é fundamental que a clínica esteja trabalhando em perfeita harmonia também com ele, evitando o envio de informações erradas.

É importante que os funcionários das áreas de TI, financeira, jurídica, fiscal, contábil, de medicina do trabalho e de recursos humanos sejam devidamente treinados, contando com cursos e consultoria específicos.

Emissão do certificado digital

Todo cuidado deve ser tomado para evitar que sejam passadas informações erradas. Mas, caso elas aconteçam, será possível retificá-las desde que se tenha o recibo da declaração anterior.

Todo arquivo eletrônico deverá ser assinado digitalmente, daí a obrigatoriedade do certificado digital.

Prazos estimados para implantação do programa

• Janeiro de 2016: adesão opcional;
• Setembro de 2016: empresas com faturamento igual ou acima a 70 milhões deverão usar o sistema;
• Janeiro de 2017: todas as empresas deverão usar o sistema.

Passo a passo básico para implementação nas empresas

O processo de adequação varia de empresa para empresa e do planejamento que os gestores realizam para o período de adaptação. Entretanto, alguns passos podem ser estruturados para facilitar o andamento e orientar melhor com relação ao que precisa ser feito. Veja alguns deles:

• Organização das informações de cadastro dos trabalhadores — ordem de envio e prazos;
• Revisão de todos os processos empresariais que serão afetados pelo E-Social, a fim de verificar quais mudanças precisam ser realizadas — entre eles: RH, segurança e medicina do trabalho, contabilidade, jurídico, etc.
• Implementação das mudanças identificadas, bem como a formalização dos procedimentos;
• Treinamento e conscientização dos colaboradores responsáveis pelo envio das informações a respeito da importância de se adequar aos procedimentos corretos e aos prazos de envio;
• Revisão dos cadastros — empresariais e de empregados — a fim de verificar se existe alguma inconsistência e correção, caso haja;
• Análise de pendências e verificação que ainda precisa ser feito para finalizar a adequação dos processos.

A unificação das informações reduz as possibilidades de fraudes e facilita o cumprimento das obrigações trabalhistas. Portanto, é preciso se preparar devidamente e ficar atento aos prazos para que sua clínica não seja surpreendida. E você, já está preparado? Pois saiba que sua clínica poderá contar com a ajuda de um software especializado para ajustar-se ao E-Social e otimizar a integração dos setores, principalmente dos processos do departamento de recursos humanos, sem nenhum grande sacrifício ou dor de cabeça!

Que tal solucionar rápida e facilmente as questões relacionadas à saúde do trabalho? Conheça os serviços da Telemedicina: os laudos são realizados via internet, por médicos especialistas, seguindo os padrões requeridos pelas leis trabalhistas. É viável integrar a solução, inclusive, com um software de saúde ocupacional — como a SOC, que possuí interface direta com o E-social e envia os relatórios e atestados diretamento à base do governo federal.

O que você pensa sobre o E-social? Como vem se preparando para ajustar sua clínica ao novo programa? Deixe seu comentário!