Clínicas de medicina do trabalho: como melhorar seus serviços

Atualizado em 28 de dezembro de 2023 por Helen Albernaz

Inovar é preciso, não importa o tamanho ou o segmento da empresa. Em um mercado dinâmico, que está sempre se renovando, investir em melhorias é obter  um diferencial competitivo. A inovação gera retorno positivo aos negócios, inclusive para os que atuam no setor de saúde ocupacional, como as clínicas de medicina do trabalho.

A modernização pode ser feita com melhorias nos processos de gestão e produção ou no atendimento ao cliente. Mas ela passa, necessariamente, pelo investimento em novas tecnologias e na automação de alguns processos internos e externos, que ajudam a reduzir o tempo despendido nas atividades ou serviços prestados e minimiza erros de controle e lançamentos feitos manualmente.

Mas se engana quem pensa que investir em tecnologia implica em algo que seja simplesmente dispendioso. Um estudo realizado pela FGV (Fundação Getulio Vargas) mostrou que para cada um 1% de investimento na área tecnológica obtém-se 7% de aumento na lucratividade da empresa a médio prazo.

Do software mais complexo aos aplicativos gratuitos, várias soluções podem ser encontradas para auxiliar sua clínica de medicina do trabalho a se modernizar e alcançar melhores resultados. Para conhecer algumas, veja a seleção que fizemos no post de hoje.

#1 – Software de gestão (ERP)

Entre as opções de ferramentas de gestão disponíveis, esta é a solução principal para sua clínica se tornar mais competitiva. O famoso software ERP (Enterprise Resource Planning) ERP tem por objetivo principal integrar os setores da empresa em todas as etapas da prestação de serviço, incluindo planejamento, desenvolvimento, vendas e marketing, recursos humanos, contabilidade, finanças, estoque, entre outros. A principal vantagem de um software eficiente de gestão é a unificação dos processos e acesso aos dados da empresa, deixando as informações organizadas.

Esse sistema irá acompanhar todos os setores da clínica, fazendo análises e gerando informações da rotina na clínica para tornar a gestão mais assertiva, além de facilitar a tomada de decisão. também possibilitará um acompanhamento mais preciso e frequente, pois o acesso aos dados pode ser feito por dispositivos móveis como smartphones ou tablets.

No entanto, as clínicas de medicina do trabalho precisam de softwares específicos para sua gestão, que se diferem das demais empresas, especialmente pelo atendimento a pacientes. Neste caso, existem soluções especializadas em saúde ocupacional e um dos exemplos é o Software Integrado de Gestão Ocupacional (SOC). A solução promove, entre outros fatores:

• Integração com o E-Social;
• Quantificação e número de atendimentos e integração com softwares de relacionamento com o cliente (CRM);
• Automação e acesso rápido ao cadastro dos pacientes e aos prontuários eletrônicos;
• Personalização de formulários, questionários, exames e critérios de avaliação;
• Disponibilização de laudos de forma simples e rápida a médicos e pacientes;
• Organização digital de exames e documentos (cadastro de funcionário, ficha clínica, resultados de exames, laudos e atestado de saúde ocupacional).

#2 – Telemedicina em clínicas de medicina do trabalho

A implantação dos serviços de laudo à distância, ou telemedicina, em clínicas de medicina do trabalho agiliza os diagnósticos e ajuda a aumentar o número de especialidades atendidas. Com um investimento inferior à contratação de novos profissionais, a adesão a  um sistema de telemedicina permite que as clínicas tenham um volume maior de pacientes sem prejudicar as entregas de exames, além de modernizar os serviços prestados.

Um dos pontos fortes do uso da telemedicina é o fornecimento de laudos ocupacionais à distância e sem a necessidade de um corpo clínico disponível em tempo integral presencialmente na clínica. Ganha-se também em rapidez e qualidade na confecção e entrega dos laudos, pois há equipes médicas sempre disponíveis, com profissionais habilitados a laudar, remotamente, exames realizados em qualquer hora e lugar do país. É possível entregar laudos no mesmo dia ou, em caso de urgência, em apenas uma hora após a emissão do exame. Assim, as clínicas de medicina do trabalho poderão se posicionar bem no mercado ao realizar e laudar, via telemedicina, praticamente todos os  exames ligados à saúde do trabalhador.

Ainda podemos destacar outras duas importantes vantagens da telemedicina nas clínicas de medicina do trabalho. Uma delas é o armazenamento das imagens e informações dos exames e dos laudos em um ambiente seguro online não sendo mais preciso ocupar o espaço físico com arquivos e pastas. Ficará mais fácil organizar e encontrar arquivos, e também pesquisar e consultar informações a qualquer momento.

#3 – Automação das senhas de atendimento

Este sistema permite automatizar e organizar o fluxo de pacientes de maneira eficiente, minimizando a demora ou ineficiência no atendimento, que é um dos fatores cruciais para a avaliação negativa da sua clínica.

Por meio de monitores ou aparelhos de TVs colocados em diferentes ambientes, o paciente recebe orientações quanto a espera e o direcionamento do atendimento. Há softwares que, com um layout diferenciado de exibição, permitem que junto com as informações de senha, seja veiculada a programação da TV ou qualquer outra de escolha da clínica, como filmes ou notícias.

Como as clínicas de medicina do trabalho podem possuir diferentes tipos de atendimento e em ambientes separados, é preciso que este software possibilite chamar o paciente com clareza pela senha ou pelo nome, com indicação do local ao qual deve se dirigir para o atendimento. Além disso, precisa ser estável e trabalhar off-line para não depender de oscilações na conexão com a internet. Também é interessante ter um sistema ‘econômico’ que permite o redirecionamento do paciente com a mesma senha para evitar impressões desnecessárias e acompanhar o processo desde a chegada do paciente, na recepção, passando pela sala médica e de exames, até a sua saída da clínica.

#4 – Softwares de relacionamento com o cliente (CRM)

A satisfação dos clientes é essencial para a permanência de qualquer empresa no mercado no longo prazo. As organizações que investem na qualidade do atendimento tendem a conquistá-los e mantê-los com mais facilidade. Mas, para que isso aconteça, é necessário investir em uma estrutura que torne o atendimento eficaz e mantenha um bom relacionamento com o seus públicos.

Os softwares de Gestão de Relacionamento com o Cliente, ou CRM (Customer Relationship Management) são importantes ferramentas para otimizar este processo de fidelização e busca de novos pacientes. Este sistema vai ajudar sua equipe a entender o cliente – seja ele o paciente direto ou as empresas que contratam sua clínica para prestar atendimento de saúde ocupacional aos seus funcionários – suas expectativas e o que o ele percebe como um valor na empresa. Entendendo estas informações, é possível atuar para garantir sua satisfação e assim, colocar sua clínica como uma referência no mercado.

Existem diversos formatos de CRM, inclusive soluções que agregam toda a plataforma de marketing, em especial o marketing digital. Vale a pena buscar mais informações sobre estes produtos e verificar como eles podem ajudar a melhorar o relacionamento (online e offline) da sua clínica com seus públicos, em todas as etapas – desde a busca pelo serviço até o pós-atendimento.

#5 – Agendamento online de consultas

Não podemos esquecer que a forma de comunicação dos dias de hoje também mudou muito. Ligações telefônicas são raras. A internet e os smartphones colocaram tudo ao alcance dos dedos. O contato online é a forma de comunicação mais utilizada, inclusive entre empresas e clientes.

Por isso, o agendamento online se torna uma ótima forma de captar novos clientes e melhorar o atendimento, pois a maioria das pessoas buscam os serviços pela internet, inclusive consultas médicas. Esse agendamento pode ser feito pelo site da clínica, que disponibiliza uma agenda (integrada com o sistema) para marcação de consultas, em que o paciente pode visualizar os horários disponíveis para a especialidade que ele procura e assim marcar diretamente sua consulta. Ou também, pode ser disponibilizado um número para contato via WhatsApp, em que uma pessoa determinada para tal atendimento pode realizar os agendamentos por mensagens.

Este serviço gera comodidade aos seus pacientes e também otimiza o fluxo da recepção, deixando o atendimento mais voltado para pacientes já agendados.

#6 – Aplicativos e ferramentas online

Quer começar aos poucos? Sem problemas. A boa notícia é que existe uma infinidade de aplicativos e outras ferramentas online que podem ajudar muito na modernização do negócio e com um baixo custo. Há possibilidade para melhorar e ajudar na comunicação interna, organização de tarefas, armazenamento na nuvem, finanças, entre outros.

Confira abaixo algumas sugestões:

Google Drive (gratuito) – armazenamento e compartilhamento de documentos na nuvem do Google.

Google Keep (gratuito), Evernote e Any.do – planejamento de tarefas diárias

Google Calendar (gratuito) – gestão de turnos, demonstrações e a agenda de toda a equipe

GSuite – versões empresariais do Gmail, Documentos, Drive e Agenda

Runrun.it – gestão de tarefas e controle de projetos.

Hubspot CRM, Agendor e Zoho CRM – gestão de clientes

QuickBooks e Expensify – gestão financeira

Contabilizei – gestão contábil

Pai – calcula custos, preços para produtos e serviços, despesas com a emissão de notas fiscais, controle de estoque e fluxo de caixa

Dropbox – armazenamento de arquivos

Slack – comunicação com a equipe

Skype, Zoom, Google Hangouts e GotoMeeting – videoconferência, mensagens e videochamadas

Atualize-se!

Investir em recursos mais eficientes e em novas tecnologias podem trazer inúmeros benefícios, mas entre os mais significativos estão o aumento da produtividade em diversos setores das clínicas de medicina do trabalho e a maior agilidade no atendimento ao cliente. São ganhos que certamente irão elevar o patamar do seu negócio. Por isso, não corra o risco de ficar desatualizado e perder mercado para os concorrentes. Há uma grande oferta de ferramentas e soluções para te auxiliar nesse desafio.

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