5 dicas para melhorar o atendimento do seu consultório

Atualizado em 29 de julho de 2024 por Redação

O atendimento em um consultório, sob o viés do marketing, vai muito além do tratamento que o cliente recebe durante a consulta com o médico. Envolve também o atendimento presencial, por telefone, a qualidade dos serviços prestados e até os benefícios e diferenciais oferecidos.

No artigo de hoje vamos oferecer algumas dicas que vão contribuir para melhorar o atendimento no consultório. Quer saber quais são? Então confira agora mesmo!

1. Treinamento de pessoal

O primeiro passo para garantir um atendimento de qualidade é definir políticas e treinar a equipe. As secretárias, por exemplo, muitas vezes serão a linha de contato inicial com o cliente e prepará-las adequadamente pode garantir uma excelente primeira impressão. Uma conversa franca sobre os valores e a visão do negócio, aliada a cursos e palestras, pode ser uma grande jogada para quem quer investir nesse tipo essencial de funcionária.

O treinamento não se resume a apenas secretárias: tanto os médicos, quanto os técnicos e demais envolvidos devem ser preparados e elucidados a respeito da cultura e da missão da empresa. Uma equipe qualificada e capacitada é um ponto-chave para melhorar o atendimento no consultório e garantir a satisfação dos pacientes.

2. Invista em infraestrutura

A infraestrutura é essencial para qualquer tipo de empreendimento e com os consultórios a coisa não muda de figura. Por se tratar de um ambiente relacionado à área de saúde, passar uma impressão de limpeza e organização é fundamental.

Comece pela fachada. Ela deve ser elegante e condizente com a cultura e os valores do negócio, nada de pintura descascando ou um jardim malcuidado. A sala de espera também merece atenção especial: os pacientes passam muito tempo nesse local. Ar-condicionado é indispensável (para todo o imóvel, diga-se de passagem), boas cadeiras, revistas atuais, uma televisão e um bebedouro com água fria e quente são o básico. Por fim, os consultórios em si precisam demonstrar total assepsia e contar com mobília adequada e que passe confiança ao paciente.

3. Padronização de processos

Processos padronizados, uniformizados e bem sequenciados ― quando é o caso ― também ajudam bastante a melhorar o atendimento no consultório. Eles servem para que as rotinas sejam bem definidas, de forma que nenhum procedimento seja negligenciado, para a organização dos arquivos dos pacientes, para gestão das listas de espera, entre outras coisas. Muitas vezes os profissionais de saúde perdem pacientes por desorganização ou meramente porque não estavam com seus processos em dia. Mais uma vez vale o treinamento adequado de funcionários e o cuidado para que tudo seja feito de maneira adequada.

4. Pesquisas de satisfação

Adote o hábito de realizar pesquisas de satisfação com seus pacientes a respeito do atendimento médico, presencial, marcação de consultas, tempo de espera e qualquer outro aspecto que possa impactar na qualidade dos serviços. Além de serem extremamente fáceis e viáveis, elas ajudam a fazer com que os clientes se sintam parte importante do negócio e reforça a sensação de proximidade e atenção dos profissionais de saúde para com eles, algo tão cobrado e desejado nos dias de hoje.

No entanto, não faça por fazer nem caia na tentação de desperdiçar essas informações: tenha o cuidado de analisar e identificar quais pontos precisam de melhorias e quais são aqueles que estão indo bem. Opiniões são pessoais e variam de acordo com a experiência que cada pessoa possui. No entanto, se determinado aspecto é alvo de reclamações recorrentes, isso é sinal de que o processo precisa de mudança e você deve fazê-la tão logo seja possível.

5. Ações de pós-venda

Ações de pós-venda são extremamente importantes em diversos setores do mercado, mas na área de saúde elas são constantemente negligenciadas, até por empresas líderes de mercado. Não caia nesse erro! Essas ações podem ajudar a garantir que o paciente continue satisfeito e sendo bem cuidado, mesmo depois que a consulta for finalizada.

Isso vale também para casos de confirmar a consulta com um dia de antecedência ― o que pode ser feito através de SMS ― para a própria pesquisa de satisfação, para lembrar o paciente de que já se passou um ano desde que a última consulta foi realizada, para apresentar soluções rápidas e viáveis quando um problema é apresentado, entre outras situações.

6. Atendimento humanizado

Por mais que você invista em diversos aspectos para melhorar o acolhimento no seu consultório, nada superará a relação direta entre o profissional e seu paciente. Além disso, é imprescindível levar em conta que o boca a boca ainda é o marketing mais barato e eficaz para qualquer negócio, não é verdade?

Para um atendimento humanizado, busque atender ou até superar as expectativas dos seus clientes. Para isso, tenha uma relação positiva, mostre-se atento à sua história, tire todas as dúvidas com paciência e não se esqueça de conduzi-los até a porta da sua sala na hora da saída (acredite, muitos dão valor a pequenas atitudes como essa). Com atenção e cuidado, você não só ganha uma série de parceiros fiéis, como poderá cuidar com muito mais conhecimento de causa dos problemas dos seus pacientes e ainda contará com poderosos divulgadores espontâneos dos seus serviços.

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7. Tecnologia

Hoje em dia, a utilização de sistemas de gestão é imprescindível para que empresas possam realizar suas atividades com excelência. Eles ajudam a controlar melhor os dados, contribuem para melhorar a comunicação, fornecem maior segurança para as informações, aumentam a produtividade e reduzem a incidência de erros. Quem não usar um dará chances para a concorrência!

No que diz respeito aos consultórios, a Telemedicina tem se mostrado cada vez mais importante. Ela ajuda a melhorar o atendimento no consultório através da entrega de laudos no mesmo dia, fornece laudo de especialista na própria clínica, permite a realização de vários exames sem que o paciente precise se deslocar, entre vários outros benefícios.

Como podemos ver, a melhora no atendimento no consultório depende do aprimoramento da gestão como um todo, não apenas das recepções e consultas médicas que são realizadas. Logo, vale analisar frequentemente as atividades realizadas e buscar por melhorias contínuas, que garantem um bom atendimento para os pacientes.

O que achou do nosso artigo de hoje? O que mais você acha que pode ser feito para melhorar o atendimento no consultório? Não deixe de compartilhar suas opiniões conosco através dos comentários!