Prontuário eletrônico: como funciona e os benefícios para clínicas

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Conheça o que um prontuário eletrônico deve ter, quais os cuidados com a segurança da informação e por que as clínicas devem começar a usar.

O prontuário eletrônico do paciente (PEP) é uma ferramenta já disponível em muitas clínicas e hospitais. E mesmo onde a tecnologia ainda não chegou, é apenas uma questão de tempo para que seja implementada.

Mas quais são as vantagens de migrar do prontuário físico para o eletrônico? A principal diz respeito às informações, que são armazenadas em formato de um histórico completo do paciente e podem ser acessadas por uma equipe multidisciplinar mesmo em locais distantes.

Porém, não se trata de apenas digitalizar os prontuários dos pacientes. O prontuário eletrônico requer cuidados com a segurança da informação e tratamento dos dados. É necessário ética e responsabilidade ao tratar de informações sensíveis sobre indivíduos, e por isso é preciso conhecer as definições, regulamentações e leis sobre o prontuário eletrônico antes de começar a usá-lo.

O que é prontuário eletrônico?

O prontuário eletrônico do paciente (PEP) é definido pelo artigo 1º da Resolução 1.638 de 2002 do CRM (Conselho Regional de Medicina) como:

“O documento único constituído de um conjunto de informações, sinais e imagens registradas, geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada, de caráter legal, sigiloso e científico, que possibilita a comunicação entre membros da equipe multiprofissional e a continuidade da assistência prestada ao indivíduo”.

Já a resolução nº 7 de 2016 do Ministério da Saúde, que implementou o prontuário eletrônico na Saúde Básica, o define como:

“(…) um repositório de informação mantida de forma eletrônica, onde todas as informações de saúde, clínicas e administrativas, ao longo da vida de um indivíduo estão armazenadas, e suas características principais são: acesso rápido aos problemas de saúde e intervenções atuais; recuperação de informações clínicas; sistemas de apoio à decisão e outros recursos.”

O prontuário eletrônico do paciente reúne informações sobre problemas de saúde de um paciente como: doenças crônicas e histórico de enfermidades, intervenções e medicamentos em uso, alergias, exames e outros dados. É uma forma de acompanhar um tratamento em andamento sem perder de vista informações importantes do histórico de cada pessoa.

A facilidade de fazer exames e consultas por telemedicina aumenta — e muito — quando se utiliza o prontuário eletrônico, pois os dados ficam todos em um só lugar, facilitando o levantamento das informações pelo profissional que se encontra à distância e o atendimento de forma geral.

O prontuário eletrônico é utilizado em clínicas e unidades básicas de saúde por meio de softwares e aplicativos disponíveis no mercado de saúde digital.

Legislação sobre o uso do prontuário eletrônico

Na hora de escolher uma ferramenta, seja um sistema ou app, para utilizar o prontuário eletrônico, é preciso garantir o cumprimento de alguns requisitos de segurança da informação determinados por lei.

A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) determina que os dados sigilosos devem ser tratados com segurança, impedindo vazamentos e garantindo o direito à privacidade de cada indivíduo.

A legislação também estabelece que o dono das informações — nesse caso, o paciente — pode solicitar a exclusão e correção de informações armazenadas em bancos de dados a qualquer momento.

Ou seja, para ter formulários eletrônicos, é preciso ter um banco de dados com proteção a ataques de sequestro de dados, backups regulares e fácil acesso para a exclusão e correção de informações, caso isso seja solicitado.

Já a Lei 13.787 de 2018 determina que os prontuários médicos e informações eletrônicas de saúde dos pacientes devem ser mantidos por no mínimo 20 anos, e só depois podem ser excluídos. O paciente também pode solicitar que os dados sejam devolvidos a ele.

Tipos de prontuário eletrônico

Para armazenar os dados dos prontuários eletrônicos é preciso escolher entre banco de dados com servidor local ou na nuvem. Vejamos os diferentes tipos:

Prontuário eletrônico com base de dados local

Os dados dos pacientes ficam armazenados em um servidor local. Ou seja, a sua empresa tem um banco de dados físico, uma estrutura de TI na sua sede e que armazena os dados. Essa opção requer que haja uma equipe de TI especializada na manutenção dos servidores, backups e na segurança da informação. Os dados podem ser acessados mesmo quando não há internet.

Prontuário eletrônico em nuvem

Com essa opção, você utiliza um banco de dados na nuvem para armazenar as informações dos pacientes, ou seja, com acesso remoto via internet. O armazenamento físico dos dados fica sob responsabilidade de uma empresa de TI especializada, que fornecerá os backups e proteções necessárias ao seu banco de dados.

Prontuário eletrônico híbrido

Nessa opção, cada máquina guarda informações em servidores locais, mas ainda é necessário ter acesso à internet.

Benefícios do prontuário eletrônico

As vantagens de utilizar prontuários eletrônicos são muitas, a começar pela eliminação de papéis e arquivos físicos dos ambientes de clínicas e hospitais. Confira abaixo alguns dos principais benefícios:

Otimização do agendamento

Com os dados disponíveis e de fácil acesso, fica mais fácil e rápido agendar consultas, pois não se perde tempo reunindo informações que já estão salvas, como nome, idade, etc.

Facilita o trabalho de equipes multidisciplinares de saúde

Caso o paciente precise da atenção de mais de um profissional, os dados podem ser partilhados facilmente entre diferentes especialidades. Tudo, é claro, seguindo as recomendações éticas e legais.

Possibilidade de acesso à telemedicina

O prontuário eletrônico facilita o acesso do paciente aos diferentes recursos da telemedicina, como a teleconsulta e o telediagnóstico. Uma vez que melhora a qualidade do resultado dessas modalidades de consulta e exame, pois dá informações mais completas ao profissional que fará os laudos e diagnósticos.

O SOS Portal, por exemplo, é uma plataforma completa para teleconsultas e que disponibiliza prontuários médicos eletrônicos com toda a segurança necessária.

Acesso fácil às informações do paciente

Todas as informações disponíveis de um paciente são rapidamente acessadas e o histórico completo fica disponível para os profissionais da saúde.

Redução do custo da armazenagem de dados

Com a contratação de uma solução que ofereça prontuário eletrônico não é preciso gastar com arquivos, sistemas ou outras formas de gerenciar dados.

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Conclusão

Não há como evitar: o prontuário eletrônico chegou para ficar! Se você ainda não utiliza na sua clínica ou hospital, deve considerar uma solução que auxilie no tratamento das informações dos seus pacientes de forma otimizada.