Por que o armazenamento de exames ainda é um desafio dentro das clínicas?

Atualizado em 15 de agosto de 2024 por Redação

O armazenamento de exames, laudos e prontuários de pacientes ainda é realizado de forma analógica, em filmes ou em papéis, em algumas clínicas médicas. Além de apresentar riscos de conservação a longo prazo, o acúmulo gera uma série de pastas e arquivos que ocupam espaço da clínica e dificultam a localização, caso um paciente solicite. Fora que a legislação atual determina um tempo mínimo para o armazenamento de exames. De acordo com a Resolução n.º 1.821 do Conselho Federal de Medicina, os prontuários em papel dos pacientes devem ser armazenados por no mínimo 20 anos. Já os laudos médicos devem ser preservados por cinco anos, de acordo com o Regulamento Técnico para o Funcionamento de Laboratórios Clínicos emitido pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) em 2005 na Resolução RDC/ANVISA n.º 302.

Os investimentos para gerar e preservar esses documentos, pelo prazo mínimo de 5 ou 20 anos, são elevados. A impressão de papéis e exames radiológicos, por exemplo, são procedimentos caros e apresentam riscos de segurança, pois acabam sujeitos a perdas e a deterioração do tempo. Nestes casos, para ampliar a preservação dos documentos, é necessário ter um local adequado, com pouca umidade e incidência solar, gerando gastos com locação ou reforma de ambientes. Também é necessário criar pastas, etiquetas e meios para organizar estes papéis.

Nas clínicas de saúde ocupacional, deve-se ter um cuidado ainda maior no armazenamento de exames e laudos médicos. Afinal, as unidades podem receber demandas de processos trabalhistas, que exigem laudos de acidentes ou de evolução de doenças, por exemplo. Mesmo que o documento já tenha sido entregue ao paciente, é obrigação da clínica manter uma cópia pelo tempo estabelecido na legislação. Apresentar o arquivo em más condições ou ainda não o localizar nas pastas e caixas, pode gerar complicações para a clínica.

Como realizar o armazenamento de exames corretamente?

Uma alternativa estabelecida pela Resolução CFM nº 1.821/07 para reduzir os problemas de segurança e armazenamento é a digitalização de exames, prontuários e laudos. No entanto, esse processo deve seguir a atual legislação, que estabelece normas de segurança e custódia dos documentos. O armazenamento online de prontuários é permanente, pois nele ficam contidas todas as informações do paciente. Já os laudos digitais, como indicado pela resolução da Anvisa, devem ser mantidos por cinco anos. Para ambos os casos, porém, é necessário observar os seguintes aspectos:

– Base de dados adequada e com segurança: questão primordial para o armazenamento de exames, pois os arquivos não podem ser apenas digitalizados e depositados em qualquer formato no computador. É necessário o uso de um sistema ou software que ofereça certificação de segurança e criptografia de conteúdo, permitindo o acesso apenas de pessoas autorizadas, mediante validação e identificação. Esses requisitos são cumpridos por sistemas de telemedicina, como os serviços prestados pela Portal Telemedicina de laudo à distância e armazenamento dos dados gerados. Além de conservar um número ilimitado de arquivos, conheça outras vantagens da telemedicina neste artigo.

– Arquivamento organizado e indexado: um dos principais problemas do armazenamento de exames físicos é a organização, que deveria ser de fácil localização e identificação. Os sistemas digitais também devem seguir a mesma premissa, com interfaces intuitivas e amigáveis, com filtros de buscas, menu e índices de apoio.    

Qual é a relação entre armazenamento de exames online e telemedicina?

A adoção de sistemas de telemedicina promove a proteção no armazenamento de exames. Além de realizar os laudos à distância, reduzindo custos e ampliando o número de pacientes, o sistema entrega os resultados às clínicas de forma digital, e mantêm arquivos disponíveis online. É o caso da Portal Telemedicina que possui arquivos protegidos em servidores com alta capacidade de armazenamento  pelo tempo determinado na legislação.   

Outro sistema de telemedicina reconhecido nacionalmente é o Sistema de Telemedicina e Telessaúde de Santa Catarina, que atende pelo Sistema Único de Saúde (SUS). Tanto os laudos quanto as informações dos pacientes ficam armazenadas em um sistema online, que pode ser acessado de qualquer dispositivo por médicos e pelos próprios pacientes. A solução reduz os problemas de hospitais e postos de saúde com segurança e armazenamento de exames.

Se você ainda ficou com dúvidas sobre o armazenamento de exames e a migração para laudos digitais, entre em contato conosco. A equipe da Portal Telemedicina tem profissionais especializados que podem ajudá-lo nesse processo.