Como preparar sua clínica para o atendimento digital

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Há diversos motivos que levam o gestor de uma clínica médica a optar pela digitalização. Entre eles,podemos destacar alguns benefícios como otimização dos processos, maior qualidade dos serviços e redução de custos. Mas, para modificar procedimentos analógicos e chegar, de fato, a um atendimento digital, é preciso contar com soluções automatizadas e criar uma cultura digital que compreenda toda a gestão e os colaboradores.

Neste artigo, vamos mostrar o que é preciso para uma clínica implantar um atendimento digital e quais as mudanças serão necessárias na rotina de trabalho com a adoção de novas tecnologias.

Soluções para iniciar o atendimento digital

Agendamento de procedimentos, recepção do paciente, consulta, exames, faturamento. Todas essas etapas integram o atendimento digital e podem se tornar mais eficientes por meio da implantação de tecnologias. Algumas soluções integram e otimizam o trabalho e também fornecem ao paciente mais agilidade e eficiência, desde sua entrada até o pagamento do procedimento. São elas:

Software de gestão

A digitalização dos processos permite acessar de forma mais fácil e rápida as informações administrativas e estratégicas da empresa, e também os dados de cada paciente. Para iniciar o atendimento digital, portanto, é preciso que a clínica transforme sua organização interna.

Entre as opções de ferramentas disponíveis, o software de gerenciamento é responsável por integrar os setores da empresa em todas as etapas da prestação de serviço, incluindo planejamento, desenvolvimento, vendas, marketing, recursos humanos, contabilidade, finanças, estoque, entre outros. A principal vantagem de um software eficiente de gestão é a unificação dos processos e acesso facilitado aos dados da empresa.

A opção por adotar um software de gestão independe do tamanho da clínica médica. Vale lembrar que existem opções desenvolvidas especificamente para este segmento da saúde e as funcionalidades dos sistemas podem ser escolhidas pelo gestor, levando em consideração o perfil do negócio.

De forma geral, estas ferramentas permitem:

• Quantificação e número de atendimentos;
• Automação e acesso rápido a ficha e ao histórico dos pacientes;
• Gerenciamento eficaz do estoque para a compra de suprimentos e medicamentos com menos risco de excesso ou falta;
• Unificação das solicitações médicas, como medicação, exames ou encaminhamentos diversos;
• Disponibilização de laudos de forma simples e rápida a médicos e pacientes;
• Gestão de contas a pagar e a receber, cobrança dos procedimentos feito pelos pacientes ou pela operadora do plano de saúde.

Agendamento online

Depois de digitalizar e automatizar os processo internos, a próxima etapa é adotar o agendamento online de atendimentos. Ele vai permitir que o paciente marque consultas e exames pela internet, de qualquer dispositivo móvel a qualquer dia e horário, sem precisar ligar ou ir à clínica no horário comercial.

Existem algumas formas de agendamento online: a agenda compartilhada, o atendimento por chat no site ou pelo WhatsApp. Nesses dois últimos, para que a marcação de procedimentos seja disponível em tempo integral (24/7), é necessário automatizar o processo, indo além do retorno feito por atendentes durante sua jornada de trabalho – as respostas podem ser dadas por bots, por exemplo.

O compartilhamento das agendas médicas e de marcação de exames é o mais usual e que gera menor demanda de mão de obra ou investimentos. O próprio software de gestão pode realizar a tarefa. Por meio deste serviço, disponibilizado em uma área no site da clínica, o usuário faz um cadastro e, em seguida, acessa a agenda, escolhendo suas preferências e horários disponíveis para marcar o procedimento. As informações são integradas e atualizadas em tempo real, assim que é feita qualquer marcação ou alteração por pacientes ou funcionários da clínica.

Prontuário Eletrônico (PEP)

O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) é uma ficha online que reúne todas as informações clínicas e assistenciais sobre o atendimento, além de armazenar os dados e histórico do paciente. O grande diferencial do PEP é que os dados são acessíveis pelo sistema, por todos os profissionais que estiverem em contato com o paciente, da recepção ao médico.

O prontuário eletrônico disponibiliza as informações em tempo real e também pode ser acessado por outras instituições de saúde (públicas e privadas) a qualquer momento, garantindo integração entre os atendimentos.

Laudos online

A adoção de serviços de laudo à distância via telemedicina por clínicas médicas ajuda a modernizar os serviços prestados. Este tipo de laudo é totalmente digitalizado e também pode ser integrado aos sistemas de gestão e Prontuários Eletrônicos, mantendo as informações clínicas do paciente organizadas e acessíveis para diferentes equipes e profissionais.

O grande ponto de destaque dessa solução é a agilidade na realização e entrega dos laudos. Ao implantar o sistema, os resultados dos exames são enviados via internet a uma equipe de médicos especialistas, habilitados a laudar remotamente. Prontamente são analisados e logo reenviados à clínica, ou seja, rapidamente o laudo é disponibilizado ao paciente – em casos mais urgentes, em pouco minutos – inclusive podendo ser recebido por email.

Aqui na Portal Telemedicina, nossa central médica online integra tecnologias médicas e inteligência artificial para acelerar o processo de diagnóstico de pacientes de qualquer lugar do país. Os exames são transmitidos automaticamente dos equipamentos e nossa equipe de renomados especialistas realiza os laudos online. Com nossa plataforma, atendemos unidades de saúde e clínicas de Medicina Ocupacional em centenas de cidades do Brasil, com rapidez, alta qualidade e custo reduzido.

Totens com senhas unificadas

Outra solução para implantar o atendimento digital é contar com um sistema que permita automatizar e organizar o fluxo de pacientes de maneira eficiente, minimizando a demora ou ineficiência no atendimento desde a chegada à clínica.

O uso de totens e painéis para unificação de senhas e visualização das chamadas, por exemplo, ajuda no encaminhamento do paciente e o acompanhamento desde a chegada até saída da clínica médica. A solução possibilita que todo o processo de receituário e solicitações de pedidos seja informatizado e integrado à gestão e também ao Prontuário Eletrônico.

Site responsivo e aplicativo da clínica

Os pacientes da era digital estão sempre em busca de mais facilidades oferecidas pela tecnologia. Por isso, vale a pena pensar em novos canais de atendimento e informação para otimizar o atendimento digital.

Um exemplo são os aplicativos, que podem ser criados especialmente para a clínica com diversas funcionalidades para facilitar a vida dos pacientes, como o agendamento de consulta e informações sobre procedimentos e cuidados com a saúde.

Já o site da clínica, que é o principal cartão de visitas na internet e onde muito provavelmente ela será encontrada, também merece atenção. Assim como no aplicativo, pode-se fazer os agendamentos e manter uma seção de notícias para publicar várias informações ligadas à saúde, prevenção de doenças e bem-estar. É preciso contar com um bom site e que seja responsivo, ou seja, se adapte bem à tela de smartphones ou tablets.

Sobre a divulgação de notícias e procedimentos, é importante que, antes de iniciar, os gestores conheçam bem o Manual de Publicidade Médica e a Resolução CFM Nº 2.126/201.

Cultura digital

É necessário lembrar que para ter atendimento digital, todos os processos devem ser informatizados, do atendimento ao backoffice, como estoque, financeiro, faturamento, entre outros. Assim, a implantação deste processo acaba trazendo mudanças à rotina de todos os profissionais da clínica: gestores, secretárias, assistentes, enfermeiras, técnicos e médicos.

Por isso, para utilizar as funcionalidades e benefícios oferecidos por estas tecnologias, é preciso treinar a equipe e criar uma cultura digital. A transformação deve incluir a alta diretoria e os colaboradores, para que todos se sintam responsáveis pelas mudanças positivas. Dessa forma, haverá engajamento e o processo pode ser simplificado e funcionar de forma plena mais rapidamente.

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