São muitas as variáveis que interferem no dia a dia. A organização e a informação são as melhores aliadas de quem deseja otimizar a gestão do tempo para clínicas. Por isso, listamos neste artigo algumas ferramentas e boas práticas para tornar a sua clínica mais produtiva e organizada.
O controle adequado da agenda de atendimentos e compromissos é o primeiro passo para uma gestão do tempo para clínicas bem-sucedida. Esse acompanhamento contribui para a redução no tempo de aguardo dos pacientes e na administração da lista de espera para agendamentos. Além disso, conciliação de outros compromissos dos profissionais também fica mais fácil, como reuniões ou cursos de capacitação e aprimoramento técnico.
Entretanto, não basta ter uma agenda bem definida e controlada. É necessário que os médicos e os demais colaboradores sigam o planejamento que foi realizado e, principalmente, evitem atrasos. Para conseguir isso, invista em criar uma cultura de colaboração entre os profissionais, deixando claro que as ações de um indivíduo impactam no funcionamento da organização como um todo.
Os imprevistos são situações comuns em consultórios médicos. Visita de representantes de laboratórios buscando apresentar novos medicamentos, cancelamentos de última hora e pacientes “surpresa” são alguns exemplos. Nesses casos, deve-se dar orientações para que o profissional que atende a secretaria agende um horário específico para essas demanda, evitando assim atrasos na agenda. Manter um relacionamento de comunicação com os representantes comerciais pode gerar mais previsibilidade para os atendimentos. Também é fundamental educar os pacientes a sempre utilizarem os serviços da clínica com horário marcado.
Uma consulta inicial certamente é mais demorada do que uma consulta de rotina ou retorno. Portanto, na hora de realizar as marcações, o ideal é saber qual é o tipo de consulta que o paciente fará e o tempo médio necessário para que ela seja finalizada. Isso ajuda a evitar atrasos e aumento do tempo de espera na recepção — o que causa insatisfação nos demais clientes e contribui para que eles pensem duas vezes antes de retornar.
O tempo dos exames também deve ser mensurado. O ideal é mapear cada tipo de procedimento realizado e quanto tempo leva cada um e as necessidades especiais de cada. Por exemplo, alguns exames requerem um período de repouso antes ou depois da realização. Essa informação deve ser considerada no planejamento da agenda. Não esqueça ainda de avisar os pacientes sobre as especificidades de cada exame. Dessa forma, eles não ficam surpresos ao chegar na clínica e o atendimento se torna mais fluido.
Além de marcar as consultas de acordo com o tempo médio necessário, o ideal é permitir um intervalo entre uma consulta e outra. Essa pausa programada pode servir tanto como uma margem de segurança caso haja algum atraso. Além disso, também contribui que o médico possa se organizar e preparar para receber o próximo paciente, consultando sua ficha, por exemplo. Um intervalo de 10 minutos é o ideal nesses casos.
Existem muitos métodos e aplicativos que possam ser utilizados na otimização da gestão do tempo para clínicas e aumentar a produtividade, sem perder em eficiência. Reunimos algumas opções gratuitas a seguir:
Google Calendar:
O Google desenvolveu uma agenda online inteligente e adaptável a diversos tipos de atividades. No Calendar, é possível organizar a agenda de uma pessoa ou um time todo. Cada profissional da clínica pode criar sua agenda, e atualizá-la constantemente. Há uma função que permite o compartilhamento das agendas com os outros colaboradores do time.
Dessa forma, a equipe de secretaria consegue visualizar os compromissos de todos e marcar as consultas no melhor horário. Também é possível adaptar a ferramenta para criar agendas de uso dos equipamentos de exames, salas especiais ou áreas comuns da clínica.
O Asana funciona muito bem para organizar tarefas. É possível criar uma lista de atividades a serem realizadas no dia, na semana ou no mês. Ele também tem a função de criar times compartilhados de tarefas. Dessa forma, os colaboradores podem delegar tarefas entre si e terem um panorama das atividades que os outros estão realizando. A ferramenta também envia lembretes por e-mail de tarefas pendentes. Ideal para organização das tarefas administrativas.
O Trello também foi desenvolvido para a gestão de tarefas. Ele funciona a partir de listas, por exemplo: atividades a fazer, em andamento e já realizadas. No cartão criado para cada tarefa, o usuário pode incluir arquivos, dicas, checklists e marcar outros usuários.
A gestão do tempo para clínicas já pode ser otimizada a partir do momento em que se tem maior controle e conciliação dos compromissos que são realizados. Entretanto, como vimos, outras medidas simples podem ser grandes aliadas da produtividade da equipe e da administração da clínica, de uma maneira geral.
Para saber mais: como melhorar a gestão financeira em clínicas de saúde
O que mais você acha que pode ser feito para otimizar a gestão do tempo em clínicas? Conhece alguma técnica e deseja compartilhar? Aproveite os comentários e nos deixe saber qual é a sua opinião sobre o assunto!
*Post originalmente publicado em 25 de fevereiro de 2016 e atualizando em 30 de julho de 2018.
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