gestão de tempo para clínicas

Um dos principais fatores que influenciam no sucesso de uma clínica médica é manter uma boa gestão do tempo. Ela garante um serviço de marcações de consultas eficiente, reduz a incidência de atrasos, ajuda a otimizar o atendimento e garante tranquilidade tanto para os médicos quanto para os pacientes.

A seguir, vamos oferecer algumas dicas de gestão do tempo para clínicas. Continue acompanhando e saiba mais!

Gestão do tempo para clínicas: Otimize o seu dia a dia

 

agenda clinica bem definida

Tenha uma agenda bem definida

O controle adequado da agenda de atendimentos e compromissos é o primeiro passo para que a gestão do tempo em clínicas possa ser bem-sucedida. Esse acompanhamento contribui para a redução no tempo de espera dos pacientes, na administração da lista de espera para marcações e na conciliação de outros compromissos — como reuniões, por exemplo.

Entretanto, não basta ter uma agenda bem definida e controlada. É necessário que os médicos e os demais colaboradores sigam o planejamento que foi realizado e, principalmente, evitem atrasos.

Em consultórios médicos é muito comum que surjam imprevistos, como a visita de representantes de laboratórios querendo apresentar novos medicamentos, por exemplo. Em casos como esse, deve-se dar orientações para que a secretária agende um horário específico para essas apresentações, evitando assim um atraso na agenda.

 

 

Saiba o tempo ideal para cada tipo de consulta

Uma consulta inicial certamente é mais demorada do que uma consulta de rotina, ou retorno, por exemplo. Portanto, na hora de realizar as marcações, o ideal é saber qual é o tipo de consulta que o paciente fará e qual é o tempo médio necessário para que ela se realize. Isso ajuda a evitar atrasos e aumento do tempo de espera na recepção — o que causa insatisfação nos demais clientes.

Além disso, a secretaria pode ser orientada a destinar alguns horários na agenda para consultas normais e outros para consultas de retorno, nas quais, geralmente, os médicos só avaliam o resultado de procedimentos ou verificam o resultado dos tratamentos.

Estabeleça um intervalo entre cada consulta

Além de marcar as consultas de acordo com o tempo médio necessário, o ideal é permitir um intervalo entre uma consulta e outra. Esse intervalo pode servir tanto como uma margem de segurança caso haja algum atraso, quanto para que o médico possa se organizar para receber o próximo paciente, consultando sua ficha, por exemplo. Um intervalo de 10 minutos pode ser o ideal, nesses casos.

 

Descentralize algumas tarefas

Você pode até ser o dono da clínica e querer acompanhar todas as atividades de seu consultório, mas isso não quer dizer que você precisa ser o primeiro responsável por tudo que se passa no estabelecimento. Se alguma atividade pode ser delegada a outra pessoa, então a transfira. Isso libera o gestor para lidar com outras questões, ajuda a reduzir a quantidade de atividades que precisam ser realizadas durante o dia e aprimora a gestão do tempo — visto que o foco passa a ficar nas atividades de maior importância e que, de fato, podem ser realizadas no tempo disponível.

 

Contrate os profissionais adequadosprofissional medico telemedicina

Se o seu orçamento permitir, é fortemente sugerida a contratação de um profissional técnico em enfermagem, que poderá auxiliá-lo em questões como administração de medicamentos, organização de prontuários, limpeza, higienização da sala de atendimento e outras tarefas. Algumas atividades que antes eram de competência da secretária também podem ser divididas com esse profissional.

Ao contratar funcionários, também é importante verificar a formação e experiência do candidato para a função que irá ocupar. Desse modo, você evita a necessidade de dedicar tempo e treinamentos para que a pessoa possa se adequar à nova função ou que aprenda a realizar determinadas tarefas. Uma boa dica antes de contratar é conversar com médicos ou gestores de clínica onde o candidato trabalhou anteriormente.

 

Planeje o trabalho em equipe

No consultório, cada colaborador deve ter a sua função bem definida e alinhada. Isso, porém, não quer dizer que não possa haver ajuda e colaboração entre os colegas.

Para que tudo ocorra bem e não hajam problemas, como dois colaboradores realizando uma mesma atividade, pode-se criar um cronograma, estabelecendo as funções de cada um, e incentivar a comunicação clara entre a equipe.

Defina prioridades

Fazer a gestão de uma clínica médica não é uma tarefa fácil. Afinal, são muitas as atribuições que são de competência do gestor. É por isso que as prioridades devem ser definidas.

Uma ideia interessante é criar uma planilha toda segunda-feira, listando todas as tarefas que devem ser realizadas durante a semana. Em seguida, organize-as em grau de prioridade e as cumpra na ordem estabelecida, resolvendo primeiramente as questões mais urgentes.

Faça pausas durante o dia

Quando estamos muito cansados, não conseguimos raciocinar e nem realizar bem as nossas atividades. É por isso que fazer pequenas pausas durante o dia vale a pena. Invista em momentos de descanso e lazer. Você pode sair para uma breve caminhada, fazer um lanche, ler um livro, entre outras atividades. Após isso, certamente você voltará ao trabalho com energia renovada para dar continuidade a todas suas tarefas.

Utilize ferramentas e softwares que auxiliam na gestão do tempo

Existem muitos métodos e aplicativos que possam ser utilizados para otimizar a gestão do tempo e aumentar a produtividade, sem perder em eficiência. Confira alguns deles a seguir:

Gtasks

Um aplicativo para Android que possui integração com o Gmail e permite o agendamento de tarefas que precisam ser realizadas.

Neotriad

Aplicativo que permite uma listagem das tarefas diárias e qual tempo será dedicado a cada uma delas.

Agenda do Outlook

O aplicativo permite a criação e rápida visualização dos compromissos que precisam ser realizados durante o dia. Possui a opção de “lembrete” antes de cada tarefa.

A gestão do tempo para clínicas já pode ser otimizada a partir do momento em que se tem maior controle e conciliação dos compromissos que são realizados. Entretanto, como vimos, outras medidas simples podem ser grandes aliadas da produtividade da equipe e da administração da clínica, de uma maneira geral.

 

 

O que mais você acha que pode ser feito para otimizar a gestão do tempo em clínicas? Conhece alguma técnica e deseja compartilhar? Aproveite os comentários e nos deixe saber qual é a sua opinião sobre o assunto!

  1. 21/05/2016

    Awesome post.Really thank you! Want more. Mcnelis

Write a comment:

*

Your email address will not be published.

2016 © Copyright - Portal Telemedicina Por Vitalweb

Entre em contato TEL: (11)2538-1455 | (11)2476-5710